Todoist vs TickTick voor zzp'ers: welke past bij wisselend werk

Kies Todoist als je vooral snel taken wil vastleggen, TickTick als je de meeste functies voor het minste geld wil, en kies de app waarmee je ziet of je dag al vol zit voordat je een opdracht aanneemt. Alle drie ordenen je werk. Maar wat ze met capaciteit doen, verschilt.

Waarom de keuze om capaciteit draait

Lars is developer met twee vaste opdrachtgevers. Hij leeft in Todoist. Woensdag komt er een bericht binnen: kan die bugfix er nog deze week bij? Hij kijkt naar zijn lijst, ziet wat ruimte, zegt ja. Vrijdag om vier uur ontdekt hij dat die "kleine" fix de halve dag at en dat de rest van zijn week al vol stond. Zijn lijst klopte. Zijn week niet.

Dat is het verschil dat de meeste to-do apps missen. Een P1-prioriteit zegt dat een taak belangrijk is. Niet dat je dag op is. Je lijst kan perfect geordend zijn en je week kan alsnog overlopen, omdat er nergens een getal staat dat zegt: hier passen geen uren meer bij.

Todoist en TickTick naast elkaar

Hier staan ze tegen elkaar op de punten die voor een solo het meest tellen. Todoist wint op invoer, TickTick op functies, en TaskBerry op de vraag of je dag nog ruimte heeft.

Waar Todoist wint en waar het je laat zitten

Todoist is de snelste manier om iets uit je hoofd te krijgen. Typ "factuur sturen vrijdag #klant p1" en het staat geordend op de juiste dag met de juiste prioriteit. De natuurlijke-taal-invoer is jaren voor op de rest. Voor wie de hele dag dingen invangt is dat goud.

Maar de lijst is oneindig. Todoist laat je honderd taken op vrijdag zetten zonder een kik te geven. P1 tot P4 vertelt je wat eerst moet, niet of het allemaal binnen je werkdag past. Lars had een onberispelijke lijst. Die lijst liep alsnog elke week uit, omdat geordend niet hetzelfde is als haalbaar.

Waar TickTick wint en waar het je laat zitten

TickTick geeft je de meeste functies voor het minste geld. Agendaweergave, Pomodoro-timer, gewoontes bijhouden, een Eisenhower-matrix, en een gratis versie die voor de meeste solo's ruim genoeg is. Als je van één app houdt die veel doet, is dit de keuze.

Noor is merkontwerper met vier klanten. Ze koos TickTick voor de agendaweergave en de Pomodoro-timer. Halverwege de maand kwam er een vijfde klant met een logoronde. De agenda liet haar precies zien wanneer ze die blokken kon plannen. Wat de agenda niet zei: dat er eigenlijk geen ruimte meer was. Ze nam de klant aan en werkte twee zaterdagen. Diezelfde breedte die TickTick sterk maakt, wordt dan onderhoud: meer weergaven, meer instellingen, meer plekken om naar te kijken, en nog steeds geen antwoord op de enige vraag die telt.

Wat TaskBerry doet wat geen van beide doet

Zie of je dag past voordat je begint: je kiest per taak een grootte, stelt je werkuren in, en dan wordt de dagbalk rood voordat je begint als je taken meer tijd vragen dan je hebt. Niet als waarschuwing achteraf. Voordat je ja zegt.

Dat raakt een bekende denkfout: we schatten bijna altijd te laag in hoe lang werk duurt. Twee taken van een uur voelen als twee uur, maar tussendoor zit de context-switch, de mail van de klant, het kwartje dat valt dat er nog iets bij moet. Een lijst telt taken. TaskBerry telt uren tegen de uren die je echt hebt. En het rekent de uren mee die nooit op je to-do lijst als tijd staan: je btw-administratie per kwartaal, offertes schrijven, mailtjes beantwoorden. Niet-declarabel, maar het vult wel je dag.

Eerlijk over de grenzen: TaskBerry is geen volwaardige projectmanager. Geen teamborden, geen diepe projecthiërarchie. En de invoer is lichter dan die van Todoist. Het doet één ding: je laten zien of je dag past.

Dus welke moet je kiezen

Wil je overal snel taken kwijt, dan is Todoist de beste invoer-app die er is. Wil je veel functies voor weinig geld in één app, dan is TickTick de slimste keuze.

Wil je zien wanneer je dag vol is voordat je een opdracht aanneemt, dan is dat precies waar de capaciteitsplanner op gebouwd is. Veel zzp'ers doen het zelfs gecombineerd: ze houden Todoist of TickTick voor het vastleggen en checken hun capaciteit los daarvan. Prima. Capaciteit moet ergens leven. Een to-do lijst is die plek niet.

Twijfel je nog wat bij jouw manier van werken past? Lees dan onze vergelijking van de beste taken-apps voor zzp'ers of begin met realistische dagplanning als zzp'er. En als je gewoon wil zien hoe het werkt: probeer de demo of laat de assistent je dag mee inplannen.