Bezettingsgraad als ZZP'er: wat gezond is en wat niet

Bezettingsgraad is het deel van je werkuren dat je daadwerkelijk factureert aan opdrachtgevers. Je rekent het uit door je factureerbare uren te delen door je totale werkuren, maal 100. Voor een soloprofessional is 50 tot 70 procent gezond, niet 100. De rest gaat naar administratie, sales, marketing en leren. Allemaal noodzakelijk werk dat alleen niet op een factuur belandt.

Lars zit op vrijdagmiddag in zijn boekhoudprogramma. Deze maand 78 uur op facturen, ongeveer 150 uur gewerkt. Hij weet waar de rest is gebleven. Het voorstel voor die opdrachtgever in Rotterdam dat niet doorging. Twee dagen BTW-administratie. Een halve dag portfolio bijwerken. Een intakegesprek dat nooit een opdracht werd. Hij voelt dat hij hard heeft gewerkt en vraagt zich af waarom dat aan het eind van de maand niet meer geld is.

Wat is een gezonde bezettingsgraad voor een ZZP'er

50 tot 70 procent. Daaronder ben je waarschijnlijk te veel tijd kwijt aan klussen die geen geld opleveren, of een project ligt stil. Daarboven heb je je sales en marketing laten versloffen, en dat merk je twee maanden later.

Bureaus halen 70 tot 85 procent omdat iemand anders hun acquisitie doet. Een ZZP'er is zijn eigen acquisitie. Uit jaarcijfers van een paar dozijn ZZP'ers blijkt dat de meeste maanden tussen de 55 en 65 procent landen, zeker als je een werkweek van 45 tot 50 uur eerlijk meetelt. Dat is normaal.

In die andere 30 tot 50 procent zit: voorstellen schrijven, boekhouding, gesprek met je accountant, BTW-aangifte voorbereiden, Figma-autolayout uitzoeken omdat een klant daarom vraagt. Geen verspilde tijd. Geen factureerbare tijd.

Waarom de jacht op 100 procent eindigt in een leeg kwartaal

Noor draaide een kwartaal lang 90 procent plus. Een vaste klant zou verlengen en zij wilde de capaciteit vrij hebben. De verlenging kwam, duurde drie maanden, en eindigde. Daarna stond haar pipeline acht weken leeg, omdat ze in die piek geen tijd had ingeruimd voor nieuwe gesprekken.

Twee dingen zitten hierachter. De planning fallacy: je schat dat de huidige opdracht eeuwig doorloopt, dus marketing kan wachten. De availability bias: omdat je nu uitverkocht bent voelt het alsof acquisitie overbodig is. Marketing in Nederland betaalt zich gemiddeld pas na 60 tot 90 dagen uit. De maand dat je het nodig hebt is dus drie maanden te laat.

Wat bezettingsgraad zegt over je uurtarief

70.000 euro omzet als doel. 40 uur per week maal 46 weken is 1840 werkuren. Bij 60 procent bezetting is dat 1104 factureerbare uren, dus ongeveer 63 euro per uur. Bij 50 procent kom je op 76 euro. Bij 40 procent op 95 euro.

Veel ZZP'ers prijzen alsof ze 100 procent bezetting draaien. Dat klopt nooit. Als je tarief is gebaseerd op alle uren die je werkt, maar je factureert er maar 60 procent van, dan ben je je eigen administratie, sales en marketing gratis aan het doen.

Bezettingsgraad en het urencriterium

Specifiek voor Nederland: het urencriterium voor zelfstandigenaftrek vraagt minimaal 1225 uur per jaar besteed aan je onderneming. Dat zijn niet alleen factureerbare uren, ook acquisitie, administratie en leren tellen mee. Maar de Belastingdienst kan vragen om aannemelijk te maken hoe je aan dat aantal komt. Een ZZP'er met 60 procent bezetting en 1840 werkuren zit ruim boven de 1225, ook als alleen factureerbare uren zouden tellen. Een ZZP'er met 30 procent bezetting die parttime werkt, moet beter bijhouden waar de niet-factureerbare uren naartoe zijn gegaan. Bezettingsgraad meten geeft je dat overzicht meteen.

De formule en een voorbeeld

Factureerbare uren gedeeld door totale werkuren, maal 100. Dat is alles.

Roos werkte vorige maand 152 uur. Daarvan stond 94 uur op een factuur. 94 gedeeld door 152, maal 100, is 62 procent. Boven de 70 procent zou betekenen dat ze te weinig in sales investeert. Onder de 45 procent zou betekenen dat een project stilstaat of dat administratie is gaan woekeren.

Eén getal per maand. Dagcijfers fluctueren te veel om iets mee te doen.

Factureerbare uren versus totale werkuren

Factureerbaar is wat op een factuur eindigt. Totaal is alles wat je voor je onderneming doet, inclusief het werk dat geen geld oplevert. Het is niet hetzelfde als uren achter je bureau.

Tien minuten door je telefoon scrollen: geen werkuur. Negentig minuten een voorstel schrijven voor een opdrachtgever die uiteindelijk niet tekent: wel een werkuur, niet factureerbaar. Een uur in de auto naar een intakegesprek: werkuur, niet factureerbaar. Een uur reizen naar een klant die je per uur afrekent: werkuur en factureerbaar.

Hoe niet-factureerbare tijd er echt uitziet

Vier categorieën, ruwe verhoudingen voor een gemiddelde ZZP'er:

• Administratie (10 procent): facturen, boekhouding, BTW-kwartaalaangifte, contracten, achter late betalers aan
• Sales (15 procent): voorstellen, intakegesprekken, scope afbakenen, follow-up
• Marketing (10 procent): portfolio, content, nieuwsbrief, netwerken
• Leren (5 procent): cursussen, lezen, oefenen op iets nieuws

Bij 60 procent bezetting is 40 procent niet-factureerbaar. Dat is geen lekkende emmer, dat is je bedrijf draaien.

Bezettingsgraad bijhouden zonder spreadsheet

Tag elk taakje als factureerbaar of niet bij het aanmaken. Log je tijd terwijl je werkt, niet achteraf. Kijk eens per maand naar de verhouding. Klaar.

Tom probeerde het eerst achteraf: agenda doorlopen, bankafschriften erbij, schatten. Hij kreeg een getal waar hij niets mee deed, omdat hij het niet vertrouwde. Hij stapte over op meteen taggen. Na drie weken had hij er geen omkijken meer naar. In TaskBerry zie je in één oogopslag hoeveel factureerbare uren je deze week nog hebt, zodat je niet aan het einde van de maand hoeft te puzzelen waar je tijd is gebleven. Dit hangt natuurlijk samen met de capaciteitsvraag erachter: bezettingsgraad meten zonder capaciteitsplanning is achteraf cijferen, mét capaciteit kun je vooruit sturen.

Een belangrijk verschil: bezettingsgraad is niet je uurtarief. Uurtarief is wat je per uur rekent. Bezettingsgraad is welk deel van je uren je daadwerkelijk rekent. Vermenigvuldig de twee en je krijgt je echte uuropbrengst per gewerkt uur. Dat getal is bijna altijd lager dan ZZP'ers denken.

Wat het getal niet doet

TaskBerry laat het plaatje zien. Je tarief verhogen doet het niet. Een maand die je vergeten bent te loggen kan het niet repareren. Een korting voor een vaste klant of een caseproject voor je portfolio zijn strategische keuzes, en een ruw bezettingsgetal plet die plat. Kijk naar de trend over drie tot zes maanden, niet naar één maand.

Een lage maand kan ook een goede maand zijn. Twee weken vrij, een grote pitch gewonnen die volgende maand pas start, een week investeren in een nieuwe dienst die over een halfjaar terugbetaalt. Het getal vertelt niet of het slim was. Jij wel.

Wat je deze maand met je cijfer doet

Tom tagde een maand lang. Resultaat: 48 procent. Hij verhoogde zijn uurtarief van 65 naar 80 euro voor het volgende kwartaal. Zijn factureerbare uren daalden licht, zijn omzet steeg. Niet ingewikkeld.

De meest voorkomende nuttige actie: meer rekenen voor wat al factureerbaar is. Soms: scope creep bij één bepaalde klant aanpakken. Af en toe: een halve dag per week blokken voor marketing, omdat je over drie maanden anders weer in de Noor-situatie zit.

Tag een maand. Kijk één keer. Beslis één ding. Niet drie tegelijk, dat houdt niemand vol. Probeer een maand mee te tagen zonder spreadsheet en bekijk wat het kost als je verder wil. Voor de bredere context van wat een werkweek aankan, lees ook realistische werkuren als ZZP'er.