Declarabele uren per week: wat een zzp'er echt haalt

Realistisch haal je 20 tot 30 declarabele uren per week, niet 40. De helft tot tweederde van je week belandt op een factuur, de rest gaat naar administratie, acquisitie en overleg. Ben je net begonnen, dan zit je eerder op 10 tot 18. Dat is geen slecht teken, dat is hoe het werk eruitziet.

Waarom 40 uur niet klopt

Je werkweek is misschien 40 uur, maar die uren zijn niet allemaal declarabel. Voorstellen schrijven, je BTW klaarzetten, een kennismaking die geen opdracht wordt: dat is echt werk, alleen niet iets wat een opdrachtgever betaalt. Trek dat eraf en je houdt de declarabele kern over.

Reken het voor met de maten uit TaskBerry, die lopen van S (30 minuten) tot XXL (zes uur). Een voorstel is al gauw een L, drie uur. Twee overleggen zijn samen twee keer een M, ook drie uur. Een ontwerpronde is een XL, vier uur. Die vier blokken vullen samen al tien uur van je week, en dan heb je nog niks aan je boekhouding gedaan. Zo zie je waarom een volle agenda niet hetzelfde is als een volle factuur. Meer over dat onderscheid lees je in wat wel en niet declarabel is.

Zo zie je of je week al vol zit

Je geeft elke taak een maat en je stelt in hoeveel uur je die dag echt hebt. Zodra je meer inplant dan er in past, kleurt het bord rood. Niet om vijf uur 's middags als er niks meer te schuiven valt, maar voordat je begint. Sleep een nieuw verzoek op een volle week en je ziet hem meteen rood worden.

In de weekplanner op /week zie je hetzelfde over zeven dagen: welke terugkerende klussen er al staan en hoeveel ruimte er nog is. Handig als een opdrachtgever vraagt of je er deze week nog iets bij kunt hebben. Je hoeft niet te gokken of je week het aankan, je ziet het. Wil je het eerst zien werken, probeer dan de demo.

Net begonnen of al gevestigd

Wie net begint, haalt vaak 10 tot 18 declarabele uren per week. Dat klimt naarmate je vaste klanten krijgt en minder tijd kwijt bent aan acquisitie. Een zzp'er met drie vaste klanten zit dichter tegen de bovenkant aan, maar de niet-declarabele laag verdwijnt nooit.

Neem een ontwerper met drie vaste opdrachtgevers. De uitvoering is declarabel. Maar de niet-declarabele laag verdwijnt nooit: offertes schrijven, factureren, projecten bijhouden en de klant te woord staan. Bij elkaar is dat al gauw een derde tot de helft van je week. Reken je alleen op de declarabele uren, dan overschat je structureel wat je kunt aannemen. Welk deel van je week op een factuur belandt heet je bezettingsgraad.

Waar de 20 tot 30 uur vandaan komt

Het is een vuistregel, geen wet. Neem een volle werkweek, trek de uren eraf die nooit op een factuur landen, en wat overblijft is je declarabele kern. Voor de meeste soloprofessionals komt dat uit tussen de 20 en 30 uur. Jouw getal hangt af van je vak, je klanten en hoeveel je zelf moet regelen.

Let op het verschil met het urencriterium. Voor de zelfstandigenaftrek tellen alle 1225 uur mee die je aan je onderneming besteedt, dus ook je administratie, je acquisitie en je studie-uren. Je declarabele uren zijn maar een deel daarvan. Twee getallen die je uit elkaar moet houden, want ze meten iets anders.

Zo reken je je eigen aantal uit

Bijhouden is de enige manier. Houd een paar weken je echte declarabele uren bij, per klant, en je ziet je eigen patroon. TaskBerry legt elk uur vast in het urenlogboek en laat je per klant zien waar je tijd naartoe gaat. Na een maand heb je een cijfer dat op jouw werk klopt, niet op een vuistregel.

Twee dingen die het niet voor je doet. Je tarief bepaalt het niet, dat blijft jouw keuze. En je eerste inschattingen zullen te optimistisch zijn, want inschatten hoeveel je op een dag echt af krijgt is een vaardigheid. Het logboek corrigeert dat vanzelf naarmate de weken verstrijken.

Op het gratis plan kun je drie keer per maand je hoofd leegdumpen bij de assistent en houd je drie actieve klanten bij. Wil je meer klanten volgen en onbeperkt dumpen, dan kost Pro 4,95 euro per maand. Wat er in beide zit staat op de prijzenpagina.

Hoeveel declarabele uren passen in een dag?

Reken op vier tot zes uur geconcentreerd declarabel werk op een goede dag. De rest van je werkdag gaat op aan overleg, mail, schakelen tussen klussen en de administratie die erbij hoort. Een dag heeft net zo goed een plafond als een week, en dat plafond ligt lager dan je 's ochtends denkt.

Heb je een rommelige lijst in je hoofd, laat de assistent er getitelde taken met een tijdsmaat van maken. Zo zie je in één oogopslag of je dag past. Berry oordeelt niet en duwt niet, hij ordent alleen wat je aanlevert.

Begin met één week. Geef je taken een maat, stel je capaciteit in, en leg vast wat je echt factureert. Na een maand heb je je eigen getal, geen vuistregel maar jouw cijfer. Plan daar vanaf op, dan zeg je alleen ja tegen wat er echt past.