Todoist-alternatief voor zzp: zie je dag vollopen voor je ja zegt

Er is één vraag die bepaalt of een takenapp aan jouw kant staat: waarschuwt hij dat je dag al te vol is voordat je ja zegt, of helpt hij je alleen de overvolle dag netjes te ordenen? Op die vraag valt het rijtje Todoist-alternatieven uiteen in twee groepen. Sunsama en TaskBerry rekenen je dag door voordat je toezegt. De rest houdt je taken keurig bij, maar telt de uren nooit op.

De meeste vergelijkingen ranken invoersnelheid en integraties. Voor een zzp'er die per uur factureert is dat de verkeerde maat. Een snellere manier om de elfde taak toe te voegen aan een dag die al zes uur werk bevat, is geen hulp. Het is een nettere manier om jezelf te overvragen.

Welk Todoist-alternatief waarschuwt voordat je te veel toezegt?

Alleen Sunsama en TaskBerry. Beide tellen je geplande werk op tegen de uren in je dag en geven een signaal zodra het totaal eroverheen gaat. De andere drie bewaren je taken prima en tonen een agenda, maar geen ervan beantwoordt de vraag die de avond ervoor telt: past dit wel? Een lijst van elf taken ziet er in Todoist hetzelfde uit of het nu drie uur werk is of dertien. Niets telt het op.

Todoist: sterk in vastleggen, blind voor een volle dag

Todoist is de meest volwassen, betrouwbare takenmanager die er is, met goede apps en razendsnel vastleggen. Typ een taak in gewone taal en hij belandt waar je hem bedoelde.

Het gat voor een zzp'er: de lijst groeit eindeloos en geeft nooit een signaal dat vandaag of deze week al vol zit. Veertig taken lijken op vier. De app weet niet hoe lang je lijst duurt. Prijs: Beginner gratis, Pro $5/mnd (per juli 2026), na een prijsverhoging in december 2025. Zit je knelpunt in snel vastleggen, dan blijft dit de tool om te verslaan. Meer over die afweging in Todoist versus TickTick voor zzp.

TickTick: veel voor weinig, maar een agenda is geen budget

TickTick is de beste alles-in-één voor de prijs: agenda, pomodoro, gewoontes en een sterke gratis versie. Premium kost $35,99/jaar (per juli 2026).

De agenda laat zien waar een taak staat, niet of de dag past. Een blok op een tijdlijn zetten is iets anders dan geplande uren afzetten tegen de uren die je nog hebt. "Estimated Pomo" telt inspanning, geen capaciteit. Je merkt dat de week te vol zat als de week al voorbij is.

Sunsama: rekent je dag echt door, zonder de factuur

Sunsama krijgt hier het meeste respect. Het is het meest doordachte ritueel voor dagplanning in de categorie, en het rekent je dag echt door: een teller telt je geplande tijd op tegen een daglimiet, wordt geel bij de grens en rood eroverheen. Capaciteit is dus geen verzinsel van TaskBerry, het is een echte categorie.

Het eerlijke gat voor een zzp'er zit niet in capaciteit. Het zit erin dat je geplande en geregistreerde uren nooit een klantstuk worden. Geen tarieven, geen klantrapport. Het ritueel is bewust trager en kost rond $20/mnd (per juli 2026), zonder gratis versie, ruwweg drie tot vier keer TaskBerry Pro. Factureer je nooit vanuit je planner, dan is Sunsama een prima huis. Doe je dat wel, lees dan de volledige Sunsama-alternatief voor zzp.

Notion: bouw alles, inclusief het rekenwerk voor capaciteit

Notion is de beste werkplek om zelf iets te bouwen. Wil je je eigen systeem ontwerpen, dan is niets flexibeler.

Het gat: het start als een leeg canvas zonder ingebouwd rekenwerk voor capaciteit. Elke "zit mijn dag vol"-logica bouw je zelf, en onderhoud je daarna voor altijd zelf. De meeste mensen willen het antwoord, niet een tweede project waarin ze de tool bouwen die het antwoord geeft.

TaskBerry: capaciteit eerlijk in beeld, plus het rapport dat je factureert

TaskBerry is gebouwd rond de vraag die de rest overslaat. Elke taak krijgt een grootte, S, M, L, XL of XXL, oftewel 30, 90, 180, 240 of 360 minuten. Die minuten tellen op in de uren die je die dag echt hebt, en het bord kleurt rood zodra het plan eroverheen gaat. Dezelfde elf taken, maar nu zie je je dag rood kleuren voordat je ja zegt, niet om vijf uur 's middags als er niets meer te schuiven valt.

Dan het deel voor wie twee tot vijf klanten tegelijk draait. TaskBerry registreert tijd per klantlabel en rolt die op tot een maandrapport met je klanturen. Dat rapport zet je om in een factuur, en meteen in je urenregistratie voor het urencriterium, want de uren staan er al. De apps die alleen vastleggen bewaren de taken, maar leveren dat declarabele stuk nooit. Op de homepage kun je een volle dag zien verkleuren terwijl de uren veranderen voordat je je aanmeldt.

Twee eerlijke grenzen. TaskBerry is een gerichte dagplanner voor één persoon, geen teamtool. Geen gedeelde borden, geen toewijzingen, geen sprints, dus stuur je het werk van anderen aan, kijk dan verder. En snel vastleggen is niet zijn sterkste kant. Todoist is daar sneller in. TaskBerry is juist sterk na het vastleggen: hij vertelt je dat de dag niet past. Pro is 4,95 euro/mnd, met een gratis versie.

Welke past bij hoe jij werkt?

Kort antwoord: kies op je grootste knelpunt, niet op de langste featurelijst.

• Veel vastleggen, leeft de hele dag in een takenlijst: Todoist. Snelste invoer, grootste ecosysteem. Weet alleen dat hij je nooit vertelt dat de dag te vol is.
• Wil alles-in-één op een krap budget: TickTick. Agenda, gewoontes en pomodoro op een sterke gratis versie.
• Wil een rustig dagelijks ritueel en heeft budget: Sunsama. Rekent je dag echt door, bewust trager, rond $20/mnd (per juli 2026). Het beste als je er geen klanten vanuit factureert.
• Sleutelaar die zijn eigen systeem wil bouwen: Notion. Maximale flexibiliteit, en jij bezit zowel de bouw als het onderhoud.
• Zzp'er die per uur factureert en capaciteit vooropstelt: TaskBerry. Hij waarschuwt voordat je je overvraagt en maakt van die uren een klantrapport, voor 4,95 euro/mnd.

Is het enige dat je nodig hebt een tool die een volle dag meldt voordat je ja zegt, dan blijven er twee over. En maar één daarvan geeft je klant aan het eind van de maand ook het urenrapport.