Declarabele uren, uitgelegd
Wat zijn declarabele uren?
Declarabele uren, ook wel facturabele of factureerbare uren, zijn de uren die een klant rechtstreeks betaalt. Al het andere in je week houdt je zaak draaiende maar belandt nooit op een factuur. De grens tussen die twee goed trekken houdt je zzp-week eerlijk.
Het korte antwoord
Uren die een klant betaalt, en uren die je draaiende houden
Een declarabel uur is gericht werk aan het project van een klant, het soort dat je met een gerust hart op een factuur zet. Een niet-declarabel uur is alles eromheen: echt werk, maar werk waar de klant niet per uur voor betaalt. Allebei vullen je week. Maar één vult je factuur, en die twee door elkaar halen is hoe een vol bureau een magere maand wordt.
Declarabel
- Projectwerk waarvoor je bent ingehuurd
- Klantcalls en overleg die binnen de opdracht vallen
- Advies- of strategietijd die de klant afsprak te betalen
- Revisies en oplevering die een klant heeft goedgekeurd
Niet-declarabel
- Offertes, voorstellen en nieuw werk binnenhalen
- Mail, administratie en facturen
- Je eigen tools, bijleren en schakelen tussen klanten
De woorden ervoor
Declarabel, facturabel, factureerbaar: hetzelfde uur
Je komt hetzelfde onder een paar namen tegen. Declarabele uren, facturabele uren, factureerbare uren: het betekent allemaal tijd die een klant betaalt. Er zit geen verschil in waar je je druk over hoeft te maken, gebruik het woord dat je klant gebruikt.
Het onderscheid dat er wel toe doet is niet de naam, het is declarabel tegenover niet-declarabel. Trek je die grens goed, dan staan je tarief, je offertes en je week op hetzelfde eerlijke getal. Trek je hem verkeerd, meestal door bureau-uren als declarabel te tellen, dan is elk plan dat je maakt stiekem te vol.
De volgende stap
Weten wat meetelt is stap één
Is de grens tussen declarabel en niet-declarabel eenmaal helder, dan is het werk om die uren bij te houden terwijl je bezig bent, niet je week op vrijdag reconstrueren. Dat is een eigen gewoonte, en daar is een eigen pagina voor.
Waar dit heen gaat
Van wat ze zijn naar hoeveel je er hebt
Veelgestelde vragen
Vragen die mensen over declarabele uren stellen
- Wat telt als een declarabel uur?
- Een declarabel uur is tijd die een klant rechtstreeks betaalt: het gerichte werk aan het project, plus de calls en oplevering binnen de opdracht die je afsprak. De rest houdt je zaak draaiende maar komt nooit op de factuur. Offertes, mail, administratie en het schakelen tussen klanten zijn allemaal echt werk, maar niet declarabel.
- Wat valt onder niet-declarabele tijd?
- Mail en administratie, offertes schrijven en nieuw werk binnenhalen, facturen maken en je boekhouding bijhouden, leren en je tools op orde houden. En de opstarttijd elke keer dat je tussen klanten schakelt, die de meeste zzp'ers op nul boeken terwijl hij echt tijd kost. Het is allemaal echt werk, alleen komt niks ervan op een factuur.
- Zijn administratie-uren declarabel?
- Bijna nooit. Je administratie, je facturen en je kwartaalaangifte horen bij je eigen bedrijf, niet bij de opdracht van een klant, dus je kunt ze niet factureren. Reken ze niet mee als declarabel. Tel ze wel mee in je dag, want ze gaan rechtstreeks af van de uren die je overhoudt voor klantwerk.
- Wat is het verschil tussen declarabele en facturabele uren?
- Niks waar je je druk over hoeft te maken. Declarabel, facturabel en factureerbaar beschrijven hetzelfde: tijd die een klant betaalt. Gebruik het woord dat je klant of je boekhouder gebruikt. De grens die telt is declarabel tegenover niet-declarabel, niet de naam.
- Hoe bereken ik mijn echte declarabele capaciteit?
- Begin niet bij acht uur. Begin bij de uren die je op een gewone dag echt werkt en haal daar je niet-declarabele tijd vanaf: administratie, mail, acquisitie, schakelen tussen klanten. Wat overblijft is wat je echt kunt factureren, en dat is bijna altijd minder dan je had gehoopt. Plannen tegen dat eerlijke getal is waar het om draait.
- Wat zijn de nadelen van per uur factureren?
- Per uur factureren koppelt wat je verdient aan de tijd die je erin stopt, dus sneller worden kan je factuur verlagen, en elk niet-declarabel uur is er onzichtbaar op. Veel zzp'ers zetten daarom een deel van hun werk op een vaste prijs. Ook dan moet je je declarabele uren kennen om een vaste offerte te prijzen zonder te gokken.
Plan op je declarabele uren, niet op je bureau-uren
Start gratis, zet een echte dag erin en kijk naar de capaciteitsbalk. Binnen vijf minuten zie je het gat tussen de uren die je werkt en de uren die je factureert.