Declarabele uren bijhouden en rapporteren
Declarabele uren bijhouden en aan je klant rapporteren
Declarabele uren helpen je pas als je ze aan het eind van de maand terugvindt. Dit is de heldere manier om ze bij te houden terwijl je werkt, ze aan de juiste klant gekoppeld te houden, en er een rapport van te maken waarvan je factureert, zonder je week op vrijdagmiddag te reconstrueren.
De gewoonte
Houd ze bij terwijl je werkt, niet op vrijdag
Declarabele uren bijhouden is één gewoonte, geen systeem. Je logt tijd op de taak waar je hem aan besteedde terwijl het nog vers is, je zet erbij voor welke klant het was, en je laat de totalen vanzelf oplopen. Een week uit je hoofd reconstrueren is waar uren stiekem verdwijnen, en de verdwenen uren zijn bijna altijd declarabel.
Log tijd op de taak
Zet een timer aan op de taak waar je mee bezig bent, of vul de minuten in als je klaar bent. De tijd komt op het werk zelf te staan, dus er is later niets bij elkaar te puzzelen.
Koppel de klant
Geef de taak een klantlabel. Elk uur dat je logt belandt dan vanzelf bij de juiste klant, en dat is de hele truc achter een helder rapport.
Laat het optellen
Uren per klant lopen over de maand op zonder spreadsheet. Als je moet factureren of rapporteren, staat het getal er al.
Waar het op uitkomt
Uren per klant, klaar aan het eind van de maand
Het gaat niet om het bijhouden zelf. Het gaat erom dat je aan het eind van de maand per klant precies ziet hoeveel declarabele tijd je hebt besteed, zonder gissen en zonder achteraf invullen. Dat ene overzicht is waar een factuur én een klantupdate uit komen. Heb je onderweg gelogd, dan is het einde van de maand vijf minuten lezen in plaats van een avond reconstrueren.
Je kunt een werksessie voor een klant starten, tussen hun taken door werken, stoppen, en de tijd later verrekenen, zodat een ochtend schakelen tussen twee klanten alsnog op de juiste twee facturen belandt.
Van bijgehouden naar gerapporteerd
Maak van bijgehouden uren een klantrapport
Een klantrapport is meestal uren per project of per taak over een periode, met een korte notitie over wat die tijd opleverde. Zijn de uren al bij de juiste klant bijgehouden, dan is dat rapport een optelsom, geen herschrijving. Je kiest de klant en de periode, en de uren die je logde zíjn het rapport.
Tijd per taak en per klant bijhouden is gratis. Er een klantrapport van maken dat je kunt overhandigen, een nette pdf of een deellink, zit in Pro voor €9,95 per maand.
Hieromheen
De rest van het plaatje rond declarabele uren
Is de grens tussen declarabel en niet-declarabel nog vaag, regel dat dan eerst, want de verkeerde uren bijhouden is erger dan niets bijhouden.
Wat zijn declarabele uren?Zodra je je declarabele uren ziet, is de volgende vraag hoeveel er in een week passen. Voor de meeste zzp'ers is dat 20 tot 30, geen 40, en het draait erom dat je op dat echte getal plant.
Hoeveel declarabele uren per week is realistischWil je een getal op je eigen week zetten voordat je iets bijhoudt, voer dan je werkdagen en niet-declarabele tijd in de gratis rekenhulp in.
Probeer de gratis rekenhulpVeelgestelde vragen
Vragen over declarabele uren bijhouden
- Hoe houd je als zzp'er declarabele uren bij?
- Log tijd op de taak waar je hem aan besteedde terwijl het nog vers is, en zet erbij voor welke klant het was. Een timer op elke taak is beter dan je week uit je hoofd reconstrueren, waar declarabele uren stiekem verdwijnen. Over een maand lopen de uren per klant vanzelf op, dus het getal is klaar als je factureert.
- Heb ik een aparte urenregistratie nodig?
- Niet als je planner al tijd per taak bijhoudt. Tijd registreren in de tool waar je het werk plant houdt het op één scherm in plaats van twee, en de uren blijven aan de taak en de klant hangen in plaats van aan een stopwatch die je moet overtikken. TaskBerry houdt tijd per taak bij en telt het per klant op in het gratis plan.
- Hoe rapporteer ik declarabele uren aan een klant?
- Kies de klant en de periode, en laat uren per project of per taak zien met een korte notitie over wat die tijd opleverde. Zijn de uren al bij de juiste klant bijgehouden, dan is het rapport een export, geen herschrijving. TaskBerry maakt van gelogde uren een klantrapport in Pro voor €9,95 per maand; de registratie eronder is gratis.
- Wat is het verschil tussen declarabele uren bijhouden en rapporteren?
- Bijhouden is de dagelijkse gewoonte van tijd loggen op taken en klanten terwijl je werkt. Rapporteren is het maandoverzicht dat die uren per klant optelt tot iets waarvan je factureert of dat je overhandigt. Goed bijhouden is wat rapporteren een klus van vijf minuten maakt in plaats van een avond.
- Hoe vaak moet ik mijn uren loggen?
- Onderweg, of aan het eind van elke taak terwijl het nog vers is. Hoe langer je wacht, hoe meer je afrondt en vergeet, en afronden gaat meestal naar beneden. Een snelle log per taak houdt de maand kloppend zonder vrijdagse reconstructie.
Stop met je declarabele uren reconstrueren
Start gratis, log tijd per taak, en kijk hoe de uren per klant vanzelf oplopen. Als de factuur eraan komt, staat het getal er al.