Zo werkt de capaciteitsbalk

Boven je taken van vandaag staat een balk. Die laat zien of wat je hebt gepland past in de tijd die je vandaag nog hebt. Groen past. Wat rood is, staat er te veel op.

Wat je ziet

Zo staat de balk in je planner op een ochtend met vier taken en een vergadering van een uur.

Boven de eerste taak die niet meer helemaal past, staat Past niet meer vandaag. Die taak en alles eronder krijgen een rode rand. De eerste past nog voor een deel, de rest helemaal niet meer. Op een breed scherm heeft elke kaart ook een strookje dat laat zien waar die taak in je dag valt. Loopt een taak voorbij de tijd die je vandaag nog hebt, dan krijgt zijn strookje een rood gearceerd eindje.

Hoe TaskBerry rekent

Wat er over is voor taken, is het kleinste van twee getallen: je dagcapaciteit min je vergaderingen, of de tijd die er nog is tot je eindtijd.

Vroeg op de dag is je dagcapaciteit min je vergaderingen de grens. Zodra de tijd tot je eindtijd korter is dan dat, is het de klok. Daarom kan de balk rood worden zonder dat je iets hebt toegevoegd: de tijd loopt gewoon door. De zin onder de balk noemt dan de tijd die je vandaag nog hebt, in plaats van je dagcapaciteit.

Een taak telt mee met de tijd die er nog in zit. Heb je al een uur gewerkt aan een taak van drie uur, dan telt hij nog voor twee uur. Loopt een taak uit en is hij nog niet af, dan blijft hij meetellen voor de kleinste maat. Afgevinkte taken tellen niet mee.

De uren die je al hebt gewerkt, halen niets van je dagcapaciteit af. Ze maken alleen de taak zelf kleiner.

Probeer het

Dit is een voorbeelddag om half twee. Schuif de klok bij Hoe laat is het?, voeg een vergadering toe, kies een andere maat of verplaats een taak, en kijk wat de balk doet. Met Opnieuw begin je weer bij het begin. Bij de terugkerende taak zijn de knoppen voor een andere dag grijs: zo'n taak kan alleen naar de backlog. Waarom lees je in Terugkerende taken.

De maten

Elke taak heeft een maat. De staafjes op de kaart laten zien welke, en de balk rekent met de tijd die erbij hoort.

Weet je niet precies hoe lang iets duurt? Kies de maat die er het dichtst bij zit. Klopt geen enkele maat, klik dan op de kaart op de staafjes. Onder de maten staat Eigen tijd, waar je zelf uren en minuten invult. Dat kan bij een taak die al op je planner staat.

Als de balk rood is

De balk houdt je nergens tegen. Hij laat alleen zien wat er niet meer in past, zodat je dat 's ochtends kiest en niet om vijf uur merkt.

• Zet een taak op een andere dag

  Op de kaart staan knopjes: de pijl zet hem op je volgende werkdag, het kalendertje opent Andere dag… zodat je zelf een dag kiest, en het bakje zet hem in je backlog. Houd je muis op een knopje, dan zie je wat het doet. Op een smal scherm of in een smalle kolom staan die keuzes onder Verplaats. Een terugkerende taak kan alleen naar de backlog.

• Zet hem in de backlog

  Met het bakje, Naar de backlog, staat hij op geen enkele dag meer en telt hij nergens mee, tot je hem terugzet.

• Kijk of de maat nog klopt

  Een taak die half af is of kleiner bleek dan gedacht, mag een kleinere maat krijgen. Klik op de staafjes op de kaart.

• Of laat het zo

  Soms is een dag gewoon te vol. Dan weet je in elk geval welke taak blijft liggen.

Je werkdag aanpassen

Hoeveel uur je per dag werkt en hoe laat je stopt, stel je in bij Account, onder Werkdag. Je komt daar via het rondje met de eerste twee letters van je e-mailadres: in de cockpit onderaan de zijbalk, in de klassieke weergave en op je telefoon rechtsboven. Kies daarin Account & instellingen.

Per weekdag andere uren instellen kan onder Per dag. Alleen dat deel zit in Pro: je dagcapaciteit en eindtijd stel je met elk plan in.

Stop je vandaag eerder? Klik dan op je eindtijd, met het klokje ervoor. In het venster dat opent, Wanneer stop je vandaag?, zet je een stoptijd voor alleen vandaag. Later stoppen maakt je dagcapaciteit niet groter. Het geeft hooguit tijd terug die de klok had afgenomen, tot je dagcapaciteit min je vergaderingen.

Vergaderingen voeg je toe met Vergaderingen bovenaan je dag. Ze gaan van je dagcapaciteit af, niet van de klok.