Een klantrapport maken en delen
Hoe je van je gelogde uren een rapport per klant maakt, er een samenvatting bij zet en het als PDF naar je klant stuurt.
Aan het eind van de maand wil je klant weten waar zijn uren in zijn gaan zitten. In Rapportage zet TaskBerry je gelogde tijd per klant op een rij, en daar maak je er een PDF van die je zo kunt doorsturen.
Het rapport openen
- Ga naar Rapportage en kies het tabblad Klantrapport. In de cockpit staat Rapportage in de zijbalk, op je telefoon onder Meer. In de klassieke weergave vind je het bovenaan onder Tools (op Free heet die groep Pro), en op je telefoon in het menu.
- Kies de periode. Bovenaan kies je Week, Maand, Kwartaal of Jaar. Met de pijltjes ernaast ga je een periode terug. Bij Aangepast kies je zelf een begin- en einddatum.
- Kies de klant. Boven het rapport staat een rij met je labels. Klik op een label om alleen die klant te zien. Met Alles zie je weer iedereen.
Een klant is in TaskBerry gewoon een label. Elke klant waarvoor je in de gekozen periode tijd hebt gelogd, krijgt een eigen kaart in je rapport.
Net begonnen, en staan je uren van vorige maand nog nergens? Die vul je achteraf in met Uren invullen, per dag, tot een jaar terug. Hoe dat gaat, lees je in Tijd bijhouden.
Wat erin staat
Per klant zie je een kaart met de taken waarop je in die periode tijd hebt gelogd. Dat zijn ook taken die nog niet af zijn: telt de tijd mee, dan staat de taak erin. Bij elke taak staat alleen de tijd uit die periode, niet alles wat er ooit op is gezet. Werkte je in september en oktober aan dezelfde taak, dan staan in het septemberrapport alleen de septemberuren.
De taak met de meeste tijd staat bovenaan. Vergaderingen die je aan die klant hebt toegerekend, staan eronder als eigen regels.
Op het tabblad Dashboard zie je het grotere plaatje: hoeveel tijd je hebt gelogd, hoeveel taken je hebt afgerond en hoe je tijd over je klanten is verdeeld.
Een samenvatting erbij zetten
Een lijst taken zegt je klant niet altijd wat er bereikt is. Boven de klantkaarten staat Samenvatting genereren. Daarmee schrijft TaskBerry een korte samenvatting van de hele periode, over de klanten die je hebt geselecteerd. Lees hem na en pas hem aan door in de samenvatting te typen. Met Concept opslaan bewaar je je versie. Klap je een klantkaart open, dan staat daar ook een samenvatting voor alleen die klant, met Genereer met AI.
Per taak kan er ook een korte zin bij staan over wat het werk opleverde. Met Waarde-omschrijvingen genereren laat je die voor de taken in je rapport schrijven.
De PDF maken
Onderaan het rapport kies je wat er op de PDF komt.
Onder Per taak bepaal je hoeveel er bij elke taak staat. Er zijn drie vinkjes: Waarde-omschrijvingen tonen (uit: alleen titels), Taakomschrijvingen tonen en Uren per taak tonen. Dat laatste staat standaard uit. Wil je dat je klant per taak ziet hoeveel tijd erin zat, zet het dan aan. Onder Op de pagina zet je onder meer de samenvattingen en Lopende taken aan of uit.
De PDF bevat alleen de klanten die je bovenaan hebt geselecteerd. Staat Alles aan, dan staan al je klanten erin. Maak je per klant een PDF, kies dan eerst die ene klant.
Wil je eerst zien hoe het eruitziet? Bekijk rapport opent het rapport in een nieuw tabblad. Klopt het, klik dan op Exporteren als PDF. De PDF komt in je downloads, met de periode in de bestandsnaam. Die stuur je zelf naar je klant, bijvoorbeeld als bijlage bij je factuur.
Een link naar het rapport
Link kopiëren kopieert een link naar dit rapport met dezelfde periode en dezelfde klanten. Open je hem, dan staat die periode onder Aangepast, met de klanten die je had gekozen. Bestaat een van die klanten niet meer of heeft hij in die periode geen uren, dan meldt het rapport dat en laat het die klant weg. Het rapport toont dan niet ineens al je klanten. Handig om later terug te vinden, of om in je eigen notities te zetten. Het is geen link voor je klant: het rapport erachter zie je alleen als je zelf bent ingelogd en Pro hebt. Je klant krijgt de PDF.