Tijd bijhouden en vergaderingen
Hoe je je uren per taak bijhoudt, achteraf een hele dag invult en vergaderingen toevoegt, en welke delen in Pro zitten.
Met Pro komen de uren die je op een taak zet later in je klantrapport. Je kunt ze op twee manieren bijhouden: achteraf per dag invullen, of een timer laten meelopen terwijl je werkt. Allebei kan in Free.
Een hele dag invullen
Aan het eind van de dag weet je meestal wel ongeveer waar je tijd heen ging. Daar is Uren invullen voor.
- Open het scherm. Klik op Uren invullen bovenaan Je week. In de cockpit staat dezelfde knop ook boven je capaciteitsbalk, naast je vergaderingen.
- Kies de dag. Standaard is dat vandaag. Met Gisteren of Andere dag ga je terug.
- Check hoe lang je hebt gewerkt. Bij Gewerkt (schatting) staat je dagcapaciteit al ingevuld, of wat je al hebt gelogd als dat meer is. Pas het aan als het niet klopt. Je vergaderingen van die dag tellen er al in mee.
- Zet tijd op je taken. Elke taak heeft één veld. Typ hoe lang je eraan werkte. Het veld bewaart zichzelf zodra je verdergaat.
- Verdeel de rest. Onderaan zie je hoeveel tijd er nog over is. Met Rest op deze taak zet je die in één keer op een taak.
- Klik op Klaar.
Staat de taak waaraan je werkte er niet bij? Zoek hem bij Voeg een bestaande taak toe, of maak hem meteen aan onder Nieuwe taak. Verander je uren in een maand die al voorbij is, dan vraagt TaskBerry eerst of dat de bedoeling is, want je rapporten over die maand veranderen mee.
Een timer laten meelopen
Zet je een taak op bezig, dan loopt er een timer op die taak. In de klassieke weergave doe je dat met het startknopje op de kaart. Op je telefoon open je de kaart en tik je onder Status op Start. In de cockpit op een breed scherm staat er geen startknop op de kaart. Open daar de kaart en klik in de details op Start. Loopt de timer, dan opent een klik op het klokje op de kaart diezelfde details, zodat je hem daar ook stopt.
Zolang de timer loopt, zie je op de kaart een klokje met de tijd die erbij komt. Stop je de taak of vink je hem af, dan gaat die tijd bij de uren van de taak. Heeft een timer heel lang gelopen, bijvoorbeeld omdat je hem 's avonds vergat, dan boekt TaskBerry alles en zegt erbij dat je de uren moet aanpassen als het niet klopt.
De tijd op één taak aanpassen
Open de details van een kaart. Onder Tijd staan de uren en minuten die op die taak staan. Pas ze aan en klik ergens anders, dan is het bewaard. Loopt er nog een timer, dan schuift TaskBerry de starttijd zo dat het totaal klopt.
Uren verdwijnen niet zomaar. Wil je een taak verwijderen waarop al tijd staat, dan vraagt TaskBerry wat er met die uren moet gebeuren. Bij een open taak die niet in je backlog staat, kies je tussen Naar backlog (uren blijven staan) en verwijderen, waarbij de uren uit je urenoverzicht gaan. Is de taak al af of staat hij al in je backlog, dan kies je tussen Verwijderen en de uren uit je urenoverzicht halen en Annuleren.
Vergaderingen
Een vergadering voeg je toe met Vergaderingen bovenaan je dag. Vul de duur in en eventueel een naam. Kies je een datum later, dan plan je hem van tevoren in.
Een vergadering gaat van je dagcapaciteit af, niet van de klok. Zonder klant is het Geblokkeerde tijd: het telt voor je dag, niet voor een klant. Met Aan klant toerekenen kies je een klant. Geef de vergadering dan ook een naam, want zonder naam kan hij niet naar een klant. In het rapport van die klant staat hij als losse regel.
Werksessies en snel uren loggen
Werk je een middag voor één klant aan van alles door elkaar, dan is een werksessie handiger dan een timer per taak. Klik op Tijd bijhouden en kies Sessie starten.... Kies de klant en begin. Ben je klaar, dan stop je de sessie en verdeel je de tijd over de taken waaraan je hebt gewerkt.
Via hetzelfde menu zet je met Snel uren loggen... in één keer een blok uren op een klant, voor vandaag, gisteren of een eerdere dag van deze week, maandag tot en met vrijdag, zonder een taak te openen.